Международный день секретаря в России начали отмечать только в 2005 году. Однако торжество так и не было закреплено законодательно, что, впрочем, не мешает многочисленным секретарям, референтам и делопроизводителям во всем мире ежегодно отмечать свой профессиональный праздник. При поддержке властей в РФ День секретаря официально стали отмечать в третью пятницу сентября. В 2024 году этот праздник придется на 20 сентября.
Кто такие секретари
Секретарь – это сотрудник организации, чьей основной функцией является налаживание и поддержание эффективной управленческой деятельности предприятия. Секретарь присутствует почти во всех сферах бизнеса и не только. Это незаменимый помощник руководителя, который нередко выполняет часть его функций.
Под данной специальностью нередко понимается большое число самых разных профессий:
- администраторы на ресепшн – принимают звонки, встречают посетителей, корректируют расписание руководителя;
- референты – подготавливают проектные решения, редактируют документы, составляют текстовые заявления;
- помощники руководителя – составляют расписание руководителя, организовывают встречи, решают организационные и административные вопросы;
- секретари-переводчики – помимо основных функций занимаются деловым переводом, участвуют в переговорах с иностранными партнерами;
- пресс-секретари – представляют должностное лицо или компанию в средствах массовой информации;
- офис-менеджеры – решают административно-хозяйственные вопросы;
- судебные секретари – работают в суде, проверяют явку истцов, свидетелей и ответчиков, ведут протоколы заседаний, оформляют судебные акты.
Также стоит упомянуть технических секретарей, пришедших на смену стенографистам. Они печатают со скоростью не менее 140 символов в минуту, а также умеют обращаются с любыми видами офисной оргтехники.
Из истории профессии
Считается, что первыми секретарями были летописцы и писари. Их основными функциями было ведение переписки, хронологическая запись событий, царских указов и распоряжений. У всех государственных и политических деятелей всегда были секретари. Они отличались высоким уровнем образованности, отлично знали законы, часто владели несколькими иностранными языками. Официальный секретарский чин был утвержден еще Петром I в 1720 году.
В середине XIX века личные секретари и помощники появились у руководителей фабрик, заводов, мануфактур. Попасть на эту должность могли только люди, обладающие специальными знаниями и навыками, что привело к открытию секретарских курсов.
Что интересно, если в XIX веке секретарями были преимущественно мужчины, то в начале XX века их вытеснили женщины, правда, в основном они выполняли функции стенографисток. Однако со временем список их обязанностей и сфера ответственности существенно расширились.
Деятельность современных секретарей связана с обработкой большого количества информации и в этом им помогает современная офисная техника. Секретари должны не только обладать навыками работы с ней, но и уметь устранять мелкие неисправности, налаживать работу сетей, то есть частично выполнять функции системного администратора.
В России и в мире
После окончания Второй Мировой войны в США ощущался значительный дефицит квалифицированного административного персонала. В итоге Национальная ассоциация секретарей, созданная еще в 1942 году, значительно расширила свой состав за счет привлеченных кадров.
Спустя всего 10 лет после ее образования была проведена первая Национальная неделя секретарей, в рамках которой отпраздновали первый профессиональный праздник – Международный день секретаря. В Америке и в ряде европейских стран этот праздник отмечают 21 апреля.
В России в начале 2000-х годов сформировалось профессиональное объединение секретарей, работающих в таких крупных городах, как Москва, Санкт-Петербург, Таганрог, Воронеж и Калининград. Именно его представители, вместе с онлайн-журналом «Секрет@рь», и предложили учредить свой профессиональный праздник, дата которого отличалась от общепринятой.
Помимо международного варианта существует еще и Всемирный день секретаря. Некоторые страны по примеру России сами установили дату праздника. Так в Пакистане этот день отмечается в третью среду апреля, в Австралии – в первую пятницу мая, а в ЮАР – 5 сентября.
Традиции праздника
День секретаря отмечают не только референты и бывшие машинистки, но и множество административных сотрудников, отвечающих за создание комфортной атмосферы для эффективной работы офиса и компании.
К ним относятся:
- ассистенты;
- помощники руководителя;
- офис-менеджеры;
- делопроизводители.
В эту же целевую группу можно внести спичрайтеров, стенографистов и референтов.
Современные секретари не только отвечают на звонки и планируют расписание босса. Зачастую они осведомлены обо всех тонкостях бизнеса, прекрасно ориентируются и в вопросах кадров, и в логистике, и в производстве. Не зря профессия секретаря входит в десятку наиболее востребованных специальностей в мире.
В большинстве случаев секретари встречают свой профессиональный праздник на рабочем месте, принимая поздравления от начальника и коллег. В качестве подарка помощники руководителя могут получить денежную премию, цветы, грамоту за заслуги или просто возможность уйти с работы на несколько часов раньше. В небольших компаниях секретари празднуют этот день в узком кругу ближайших коллег.
В крупных корпорациях, где существуют целые секретариаты, для представителей этой профессии могут организовываться специальные корпоративы.
Секретарей поздравляют не только их непосредственные руководители, но и люди, которые наиболее часто с ними контактируют в силу своих служебных функций.
Труд секретарей очень ценен. Праздник – это лишний повод напомнить представителям этой профессии насколько важен их вклад в работу организации, предприятия или государственного учреждения.
